Effectieve strategieën voor het werken met externe teams

Best practices Solutions.io

Tegenwoordig wordt werken op afstand steeds gebruikelijker. In veel organisaties wordt geselecteerd werk uitgevoerd door externe teams en resources. In sommige gevallen kan dit software zijn, in andere het leveren van diensten. Hoewel werken op afstand flexibiliteit en toegang tot een bredere talentenpool biedt, brengt het ook unieke uitdagingen met zich mee op het gebied van communicatie, coördinatie en samenwerking. Iedereen effectief laten samenwerken is essentieel voor het creëren van langdurige relaties die expertise leveren, kosten besparen en idealiter de winst en productiviteit verhogen. In deze blog delen we enkele strategieën om je te helpen effectief samen te werken met externe teams.

Bepaal de benodigde capaciteit

Bedenk welke rollen en verantwoordelijkheden je intern wilt houden en welke extern kunnen worden uitgevoerd en kunnen worden overgedragen aan een team op afstand. Het is ideaal om een liaison te hebben die het project kan beheren tussen het interne en externe team. De rol van liaison zou extern kunnen worden uitgevoerd, maar in het algemeen wordt dat niet aanbevolen.

Het is een goede vuistregel om strategische langetermijnplanning intern te houden, terwijl het dagelijkse werk en de uitvoerende capaciteiten kunnen worden overgedragen aan een extern team. Om het meeste uit een samenwerking te halen, is het een goed idee om je externe team te betrekken bij de besluitvorming en planning. Duidelijke afspraken maken over de benodigde capaciteit helpt problemen met deadlines en planning in de toekomst te voorkomen.

Tools en mindset

Het opzetten van een goede structuur vanaf het begin maakt het proces eenvoudiger. Het kiezen van projectmanagement- en ontwikkeltools die gemakkelijk gedeeld kunnen worden, helpt bij de rapportage en duidelijke communicatie. Dit proces moet worden geïnitieerd vanuit je bedrijf, maar de persoon of het team dat je extern inhuurt moet zich ook op zijn gemak voelen met het proces. Dit is wat er nodig is voor een succesvolle samenwerking:

Communicatiemiddelen om in contact te blijven

  • Instant messaging: Platforms zoals Slack of Microsoft Teams zorgen voor real-time communicatie en snelle vragen

  • Videoconferenties: Tools zoals Google Meet, Zoom of Microsoft Teams helpen bij persoonlijke ontmoetingen, die essentieel zijn voor het opbouwen van een goede verstandhouding en het bespreken van complexe onderwerpen.

  • E-mail: Hoewel niet ideaal voor real-time communicatie, blijft e-mail waardevol voor gedetailleerde discussies en formele communicatie

Hulpmiddelen voor projectbeheer

Duidelijke communicatierichtlijnen opstellen

  • Definieer communicatiekanalen: Bepaal welke tools moeten worden gebruikt voor verschillende soorten communicatie. Gebruik bijvoorbeeld Slack voor snelle vragen, e-mail voor formele communicatie en videogesprekken voor vergaderingen.

  • Stel reactietijden vast: Stel verwachte reactietijden in voor verschillende communicatiekanalen om tijdige antwoorden te garanderen en misverstanden te voorkomen

  • Regelmatige check-ins: Plan regelmatige check-ins, zoals dagelijkse stand-ups of wekelijkse vergaderingen, om iedereen op één lijn te houden en eventuele problemen direct aan te pakken.

Een cultuur van samenwerking bevorderen

  • Moedig participatie aan: Creëer een inclusieve omgeving waarin alle teamleden zich op hun gemak voelen om hun ideeën en feedback te delen

  • Creëer een teamsfeer: Behandel externen als teamleden, wat hen zal aanmoedigen om meer betrokken te raken en betere resultaten te leveren

  • Erken bijdragen: Erken en vier de prestaties en bijdragen van teamleden om het moreel en de motivatie te verhogen

  • Vertrouwen opbouwen: Wees transparant, kom afspraken na en moedig open communicatie aan

Stel duidelijke doelen en verwachtingen

  • Doelstellingen definiëren: Omschrijf duidelijk de doelen en resultaten van projecten. Zorg ervoor dat elk teamlid zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt.

  • SMART doelen stellen: Gebruik de SMART-criteria (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden) om duidelijke en haalbare doelen te stellen

  • Regelmatige updates: Zorg voor regelmatige updates over de voortgang van de doelen om iedereen op de hoogte en betrokken te houden

Investeer in teambuilding

  • Virtuele teambuildingactiviteiten: Organiseer activiteiten zoals virtuele koffiepauzes of teambuildingoefeningen om relaties te versterken

  • Persoonlijke ontmoetingen: Organiseer, indien mogelijk, af en toe persoonlijke bijeenkomsten om sterkere banden op te bouwen

  • Sociale kanalen: Maak informele communicatiekanalen waar teamleden niet-werkgerelateerde onderwerpen en interesses kunnen delen

Onze aanpak

Effectieve samenwerking met externe teams vereist een combinatie van de juiste hulpmiddelen, duidelijke communicatie en een ondersteunende cultuur. Door gebruik te maken van technologie, duidelijke verwachtingen te stellen, een samenwerkingsomgeving te bevorderen en flexibiliteit te benadrukken, kunt u ervoor zorgen dat het externe team efficiënt en harmonieus werkt aan de doelen van uw bedrijf.

Bij solutions.io werken we met veel klanten als uitbreiding van hun bestaande team. We werken samen met projectmanagers, marketeers, ontwerpers en interne ontwikkelaars. We proberen een eigen mening te hebben en te functioneren als onderdeel van het team. In veel gevallen passen we onze processen aan aan die van de klant.

We begeleiden onze klanten bij het opzetten van de processen die we nodig hebben en zorgen ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt bij het opzetten ervan. Ontwikkeld werk wordt gedocumenteerd en we houden een kennisbank bij met projectinformatie voor interne en externe referentie. Neem contact met ons op voor meer informatie en het opzetten van een succesvolle langdurige samenwerking.

Wij zijn uw partner in softwareontwikkeling, onderhoud en consulting!