Effektive Strategien für die Zusammenarbeit mit Remote-Teams

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Heutzutage ist die Fernarbeit immer mehr verbreitet. In vielen Organisationen wird ausgewählte Arbeit von externen Teams und Ressourcen erledigt. In einigen Fällen kann es sich dabei um Software handeln, in anderen um die Erbringung von Dienstleistungen. Fernarbeit bietet zwar Flexibilität und Zugang zu einem breiteren Talentpool, stellt aber auch einzigartige Herausforderungen in Bezug auf Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit. Die effektive Zusammenarbeit aller Beteiligten ist eine wesentliche Voraussetzung für den Aufbau langfristiger Beziehungen, die Fachwissen vermitteln, Kosten sparen und im Idealfall Gewinn und Produktivität steigern. In diesem Blog stellen wir Ihnen einige Strategien vor, die Sie bei der effektiven Zusammenarbeit mit Remote-Teams unterstützen.

Erforderliche Kapazität bestimmen

Überlegen Sie, welche Aufgaben und Zuständigkeiten Sie intern behalten wollen und welche Sie an ein externes Team abgeben können. Ideal ist ein Verbindungsmann, der das Projekt zwischen dem internen und dem externen Team verwalten kann. Die Rolle des Verbindungsmannes könnte auch extern übernommen werden, aber das ist im Allgemeinen nicht zu empfehlen.

Es ist eine gute Faustregel, die strategische Langzeitplanung intern zu halten, während die laufende Tagesarbeit und die Führungskapazitäten an ein externes Team abgegeben werden können. Um das Beste aus einer Zusammenarbeit herauszuholen, sollten Sie Ihr externes Team in die Entscheidungsfindung und Planung einbeziehen. Klare Vereinbarungen über die benötigten Kapazitäten helfen, künftige Probleme mit Fristen und Terminen zu vermeiden.

Werkzeuge und Denkweise

Wenn Sie von Anfang an eine gute Struktur schaffen, wird der Prozess einfacher. Die Wahl von Projektmanagement- und Entwicklungstools, die leicht gemeinsam genutzt werden können, hilft bei der Berichterstattung und klaren Kommunikation. Dieser Prozess sollte von Ihrem Unternehmen selbst initiiert werden, aber auch die Person oder das Team, das Sie extern einstellen, sollte mit dem Prozess vertraut sein. Hier finden Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit:

Kommunikationsmittel, um in Kontakt zu bleiben

  • Sofortige Nachrichtenübermittlung: Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit und schnelle Abfragen

  • Videokonferenzen: Tools wie Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams erleichtern persönliche Treffen, die für den Aufbau von Beziehungen und die Erörterung komplexer Themen unerlässlich sind.

  • E-Mail: E-Mail ist zwar nicht ideal für die Kommunikation in Echtzeit, aber für detaillierte Diskussionen und formelle Mitteilungen nach wie vor wertvoll.

Projektmanagement-Tools

Klare Kommunikationsrichtlinien aufstellen

  • Definieren Sie Kommunikationskanäle: Legen Sie fest, welche Tools für die verschiedenen Arten der Kommunikation verwendet werden sollen. Verwenden Sie zum Beispiel Slack für schnelle Fragen, E-Mail für formelle Kommunikation und Videoanrufe für Meetings.

  • Legen Sie Antwortzeiten fest: Legen Sie die erwarteten Antwortzeiten für die verschiedenen Kommunikationskanäle fest, um rechtzeitige Antworten zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

  • Regelmäßige Kontrollbesprechungen: Planen Sie regelmäßige Besprechungen ein, z. B. tägliche Stand-ups oder wöchentliche Meetings, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und alle Probleme umgehend zu lösen.

Fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit

  • Ermutigen Sie zur Teilnahme: Schaffen Sie ein integratives Umfeld, in dem sich alle Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie ihre Ideen und ihr Feedback mitteilen.

  • Schaffen Sie eine Teamatmosphäre: Behandeln Sie Externe wie Teammitglieder, um sie zu ermutigen, sich mehr einzubringen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

  • Erkennen Sie Beiträge an: Erkennen Sie die Leistungen und Beiträge der Teammitglieder an und würdigen Sie sie, um die Moral und Motivation zu steigern.

  • Vertrauen aufbauen: Seien Sie transparent, halten Sie Ihre Zusagen ein und fördern Sie eine offene Kommunikation.

Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen

  • Definieren Sie Ziele: Legen Sie die Ziele und Ergebnisse der Projekte klar fest. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle und Verantwortlichkeiten versteht.

  • SMART-Ziele: Verwenden Sie die SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden), um klare und erreichbare Ziele zu setzen.

  • Regelmäßige Aktualisierungen: Informieren Sie regelmäßig über die Fortschritte bei der Verwirklichung der Ziele, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und einzubinden.

In Teambildung investieren

  • Virtuelle teambildende Aktivitäten: Organisieren Sie Aktivitäten wie virtuelle Kaffeepausen oder teambildende Übungen zur Stärkung der Beziehungen

  • Persönliche Treffen: Wenn möglich, vereinbaren Sie gelegentliche persönliche Treffen, um die Beziehungen zu stärken.

  • Soziale Kanäle: Schaffen Sie informelle Kommunikationskanäle, in denen sich die Teammitglieder über nicht arbeitsbezogene Themen und Interessen austauschen können.

Unser Ansatz

Eine effektive Zusammenarbeit mit externen Teams erfordert eine Kombination aus den richtigen Tools, klarer Kommunikation und einer unterstützenden Kultur. Durch den Einsatz von Technologie, die Festlegung klarer Erwartungen, die Förderung einer kollaborativen Umgebung und die Betonung von Flexibilität können Sie sicherstellen, dass das externe Team effizient und harmonisch an den Zielen Ihres Unternehmens arbeitet.

Bei solutions.io arbeiten wir mit vielen Kunden als Erweiterung ihres bestehenden Teams zusammen. Wir arbeiten mit Projektmanagern, Marketingfachleuten, Designern und internen Entwicklern zusammen. Wir versuchen, meinungsstark zu agieren und als Teil des Teams zu funktionieren. In vielen Fällen passen wir unsere Prozesse an die Prozesse des Kunden an.

Wir leiten unsere Kunden bei der Einrichtung der erforderlichen Prozesse an und sorgen dafür, dass sich alle Beteiligten mit der Einrichtung wohl fühlen, während sie voranschreitet. Die von uns entwickelte Arbeit wird dokumentiert, und wir führen eine Wissensdatenbank mit Projektinformationen zum internen und externen Nachschlagen. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um weitere Informationen zu erhalten und eine erfolgreiche und dauerhafte Zusammenarbeit aufzubauen.

Wir sind Ihr Partner für Softwareentwicklung, Wartung und Beratung!