BITEG (Bildungs- und Technologiegesellschaft) leidt in heel Duitsland zo'n 150.000 professionals op en organiseert 800 seminars en workshops per jaar. De administratie draaide op oude maatwerksoftware. De ontwikkelaar die die had gebouwd, was niet meer beschikbaar.
Medewerkers waren elke week uren bezig met facturen met de hand maken, certificaten typen en nieuwe trainingsdata op de website zetten. Ging er iets mis met de software, dan was er niemand om het op te lossen.
Wat er veranderde
Eerst deed het team elke dag hetzelfde werk. Facturen met de hand maken kostte uren en leidde soms tot fouten. Elk certificaat werd per deelnemer apart getypt. Voor elk nieuw seminar moest de website met de hand worden bijgewerkt.
Nu bespaart BITEG ruim 20 uur per week. Facturen worden automatisch gemaakt, zonder tikfouten. Certificaten staan klaar zodra een cursus is afgelopen. Nieuwe trainingsdata verschijnen vanzelf op de website.
Wat we bouwden
We bouwden een nieuw systeem dat veel op het oude lijkt, zodat het team makkelijk kon overstappen. Het maakt facturen en certificaten aan en zet trainingsdata op de website. Alle klantgegevens staan nu op één plek, zodat deelnemers, trainers en cursussen makkelijk te volgen zijn.
Het systeem ondersteunt ook XRechnung, de Duitse standaard voor e-facturen. Zo kan BITEG ook overheidsklanten factureren.
Techniek
De interface is gebouwd met React. De backend draait op Strapi en beheert alle gegevens. Een REST API zet nieuwe trainingen op de website. XRechnung is ingebouwd, en eigen koppelingen verbinden het systeem met de marketingtools die BITEG al gebruikte.
Resultaat
De medewerkers van BITEG doen dit werk niet meer met de hand. Ze besteden die tijd nu aan cursussen en klanten. Het bedrijf kan groeien zonder extra administratie, en hangt niet meer af van software die niemand ondersteunt.
De bespaarde uren verdienen de investering binnen een paar maanden terug.
Draait je bedrijf op software die niemand meer onderhoudt?
We kijken naar wat je hebt, zien waar automatiseren zin heeft en plannen de overstap zo dat het dagelijkse werk gewoon doorgaat.
Neem contact op om te zien hoeveel tijd je kunt besparen.
