ZUGFeRD

Wat is ZUGFeRD?

ZUGFeRD staat voor Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Het is een hybride formaat voor e-facturen: een PDF/A-3-bestand dat mensen kunnen lezen, met dezelfde factuurgegevens als XML erin, zodat software ze kan verwerken. De XML volgt de CII-syntax (Cross Industry Invoice). De huidige versies van ZUGFeRD zijn technisch gelijk aan het Franse formaat Factur-X. De standaard wordt beheerd door FeRD, het Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Wat is XRechnung?

XRechnung is de Duitse uitwerking van de Europese standaard voor e-facturen, EN 16931. Het is pure XML, zonder pdf: software leest de gegevens en toont ze. XRechnung wordt gebruikt voor facturen aan Duitse overheden. Leveranciers van de federale overheid moeten sinds november 2020 elektronisch factureren, en XRechnung is daarvoor het standaardformaat.

Zo verschillen de formaten

ZUGFeRD

• Hybride: één bestand met een leesbare pdf en machineleesbare XML.

• Profielen: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (voorheen COMFORT), EXTENDED en XRECHNUNG. Het profiel bepaalt hoeveel factuurgegevens de XML bevat. In versie 1.x heette het profiel EN 16931 nog COMFORT.

• Leesbaar zonder speciale software: de ontvanger opent de factuur gewoon als pdf.

XRechnung

• Pure XML: er is geen visueel deel; de software van de ontvanger toont de factuur.

• EN 16931: volgt de Europese standaard, met extra Duitse bedrijfsregels.

• Publieke sector: het formaat voor facturen aan Duitse overheden.

E-facturatie tussen bedrijven in Duitsland

• Sinds 1 januari 2025: elk bedrijf in Duitsland moet e-facturen kunnen ontvangen.

• Vanaf 1 januari 2027: bedrijven met meer dan € 800.000 omzet in het voorgaande jaar moeten e-facturen versturen.

• Vanaf 1 januari 2028: de plicht om e-facturen te versturen geldt voor alle bedrijven.

• Welke formaten tellen: ZUGFeRD 2.x vanaf profiel EN 16931, en XRechnung. Een gewone pdf telt niet als e-factuur.

Onze ervaring

We hebben ZUGFeRD-facturen voor klanten gebouwd, en XRechnung ingebouwd in een systeem voor bedrijfsprocessen, zodat het overheidsklanten kan factureren.

Welk formaat je gebruikt

Voor facturen aan Duitse overheden gebruik je XRechnung. Tussen bedrijven is ZUGFeRD vaak de makkelijkere keuze: de ontvanger krijgt een pdf die hij kan lezen, en zijn software leest de XML. Beide formaten zijn gebaseerd op EN 16931, dus software die facturen maakt, kan meestal allebei uit dezelfde gegevens maken. Maakt je software facturen? Ga dan vóór 2027 na welk formaat je klanten verwachten.